Arquivos no Dropbox

Os PDFs da editora — contratos, capas, miolos — continuam morando no Dropbox. O que muda é o porteiro: o Odoo decide quem lê e quem grava cada pasta, compartilha com prazo de validade, e liga cada arquivo aos autores, aos títulos e a tags livres.

Visão geral

O Dropbox tem uma credencial só — a conta da editora — e por isso não sabe dizer "o marketing lê, o editorial grava". Este módulo resolve exatamente isso:

• O Dropbox é a estante. Nenhum arquivo é copiado para o Odoo; o espelho guarda só metadados (nome, tamanho, revisão) e, para imagens, uma miniatura pequena.
• O Odoo é o porteiro. Cada pasta mapeada nomeia os grupos que leem e os que escrevem. A trava é no servidor — regra de registro no ORM —, não um menu escondido. Ninguém recebe a senha do Dropbox.
• Compartilhar é um ato deliberado. O link público do Dropbox fura qualquer portão (quem tem o link, acessa) — por isso criá-lo exige permissão de escrita, pede confirmação, fica assinado (quem, quando) e nasce com prazo de validade.

Configuração

Grupos de acesso: o módulo cria Dropbox Files / Usuário (vê o app; o que ele alcança é decidido pasta a pasta) e Dropbox Files / Gerente (enxerga todas as pastas e arquivos, cura as tags e as credenciais). Mapear pastas novas — e mudar caminhos e permissões — é ato de administrador do sistema, não do gerente. E escrever no Dropbox (enviar, compartilhar) exige estar num grupo de escrita da pasta, seja quem for: configurar a estante é um poder, enchê-la é outro.

Multiempresa por construção: cada empresa da base tem a sua conta do Dropbox, as suas pastas e as suas tags — quem é de uma empresa não vê as estantes da outra, antes mesmo de qualquer grupo entrar na conversa. O Dropbox é um dos corpos do chassi Cloud Files, o mesmo que serve o Google Drive e o GitHub: o portão, os vínculos e a disciplina são idênticos nos três apps.

Conta do Dropbox (uma vez por empresa, pelo gerente):

1. Crie um app Scoped access em dropbox.com/developers/apps, com as permissões de leitura e escrita de arquivos e de compartilhamento (o passo a passo completo, com os dois comandos que geram o token, está no NOTES.md do módulo).
2. Autorize o app logado na conta da editora e troque o código pelo refresh token — é ele que não expira.
3. Preencha Dropbox‣Configuração‣Conta: App Key, App Secret, Refresh Token — e use Testar conexão. Em base multiempresa, uma conta para cada empresa.

Prazo dos links: na mesma Conta, Links compartilhados expiram após (dias) — padrão 30. Compartilhar de novo renova o prazo; 0 cria links sem validade.

Pastas e permissões

1. Como administrador do sistema, abra Dropbox‣Configuração‣Pastas e crie um mapeamento: um nome e o caminho real no Dropbox (ex.: /Editorial/Capas). Gerentes veem as pastas, mas não as criam nem as alteram.
2. Escolha os grupos de Leitura e os de Escrita. Escrever implica ler. Pasta sem grupo de leitura é visível só para gerentes — o padrão seguro.
3. Se quiser a árvore inteira, ligue Incluir subpastas. Uma subpasta que tiver mapeamento próprio é pulada pelo sync da pasta-mãe: o mapeamento mais específico manda, e o largo nunca vaza o que o estrito protege.
4. Clique em Sincronizar. Os arquivos aparecem na lista — só os metadados; nenhum byte entra no Odoo.

O dia a dia

• Baixar — abre o arquivo em nova aba por um link temporário que o Dropbox expira em 4 horas. PDFs abrem direto no navegador.
• Enviar — o menu Dropbox‣Enviar sobe um arquivo ou uma braçada deles para uma pasta em que você tenha escrita: escolha-os no seletor do sistema ou arraste-os para o campo de arquivos. Cada um viaja com o seu próprio nome e o Odoo não guarda cópia depois. Nunca sobrescreve em silêncio: nome repetido vira arquivo (1).pdf.
• Galeria — a segunda visão da lista mostra cartões com miniatura real das imagens (JPG, PNG, TIFF…), geradas pelo Dropbox na sincronização. PDF não tem miniatura — é limite do Dropbox, não escolha nossa.

Compartilhar com prazo

1. No arquivo, clique em Compartilhar. O sistema confirma que você entende que o link é público.
2. O link nasce com o prazo configurado e fica gravado no arquivo: Link compartilhado, Compartilhado por, Compartilhado em e Link expira em.
3. Vencido o prazo, o Dropbox mata o link. Pediram de novo? Clique Compartilhar outra vez: o mesmo link ganha um novo prazo.

Autores, títulos e tags

Cada arquivo aceita vários contatos (um contrato com três autores aponta para os três), um produto (o título a que pertence) e tags livres ("contrato", "capa", "PNLD") cujo vocabulário o gerente cura em Dropbox‣Configuração‣Tags.

• Na lista, os vínculos se editam ali mesmo — e com seleção múltipla: marque dez contratos do mesmo autor, edite um, e vale para os dez.
• O filtro Ainda sem vínculo mostra o que falta classificar.
• Quem pode vincular é quem tem escrita na pasta do arquivo — a mesma régua do envio.

Do outro lado da ponte, a ficha do contato e a do produto ganham um botão com a contagem de arquivos, que abre a lista já filtrada. A contagem respeita as permissões: ela só promete o que a pasta deixa abrir — quem não tem o módulo nem vê o botão.

O que o "arquivar" faz (e não faz)

Arquivar, no Odoo, tira o registro das listas sem apagá-lo. Neste módulo ele acontece de dois jeitos: manualmente, ou sozinho quando a sincronização nota que um arquivo sumiu da pasta (alguém apagou ou moveu direto no Dropbox) — o registro é arquivado em vez de excluído, para o histórico de compartilhamentos não se perder.

Limitações conhecidas

• Miniatura só de imagem — PDF não tem prévia; o Dropbox não a gera pela API.
• Expiração de link exige plano pago do Dropbox.
• Sincronização uma vez por dia — automática, de madrugada, pasta a pasta; o botão da pasta continua para quem não pode esperar, e cada envio sincroniza na hora. Aviso em tempo real (webhook) exigiria expor o servidor à internet — fase futura.
• Envio na raiz — o upload deposita na raiz da pasta mapeada, ainda sem escolher subpasta.

Perguntas frequentes

Quem tem o link compartilhado precisa de Odoo?
Não — e é por isso que criar o link é restrito, confirmado, assinado e com prazo. O link é a única porta que não passa pelo porteiro.

Apaguei um arquivo no Dropbox. O que o Odoo faz?
No próximo sync o registro é arquivado (não excluído). O arquivo em si o módulo nunca apaga.

Por que uma pasta não aparece para um usuário?
Ou ele não tem o grupo Dropbox Files / Usuário, ou nenhum grupo dele está na Leitura/Escrita da pasta. Pasta sem grupos é só dos gerentes.

Sou gerente (ou administrador) e o Compartilhar foi recusado.
Escrever no Dropbox exige estar num grupo de Escrita da pasta — o cargo não substitui a permissão. Peça ao administrador para incluir o seu grupo na pasta.

O upload dá erro de nome.
O envio nunca sobrescreve: se o nome já existe, o Dropbox renomeia para arquivo (1).ext — confira no próximo sync.