Cálculo de royalties

Apure automaticamente quanto cada autor tem a receber: o módulo lê as vendas pagas de cada obra, aplica a faixa certa pelo total acumulado de exemplares e mantém o saldo de cada favorecido em uma conta própria.

Visão geral

Este módulo é o motor de cálculo da suíte de direitos autorais. O módulo base registra os termos do contrato; este transforma os termos em valores:

• Cada linha de royalty (favorecido × obra) ganha uma conta analítica — um extrato individual onde tudo é lançado.
• As vendas pagas das obras geram lançamentos de royalty devido (valores negativos, "Provisionado").
• Os adiantamentos descontáveis entram como crédito inicial, recuperado antes de qualquer novo valor ser devido.
• Os pagamentos entram como valores positivos ("Pago") e zeram o que foi apurado até a data do último pagamento.

O saldo dessas contas é o que alimenta o Pagamento de royalties (que gera as faturas dos autores) e a Prestação de contas (o extrato em PDF).

Configuração

1. Acesse Configurações‣Direitos Autorais (as mesmas opções aparecem em Direitos Autorais‣Configurações‣Preferências).
2. Na seção Contabilização de Royalties, defina:
   • Plano analítico — o plano onde as contas dos favorecidos serão criadas. O módulo já traz um plano próprio, "Direitos Autorais", usado quando você não escolhe outro.
   • Conta de despesa — a conta contábil espelhada nos royalties recém-apurados.
   • Conta de passivo — a conta para onde migram os royalties atrasados há muito tempo.
   • Reclassificar como passivo após — quantos meses em atraso um royalty pode ficar antes de deixar a despesa e virar passivo (padrão 20; 0 desliga). Uma rotina diária faz a troca nas duas direções.
3. Na seção Vendas Especiais (opcional), defina:
   • Times de vendas especiais — as equipes de venda cujas vendas com desconto são tratadas como "vendas especiais".
   • Desconto mínimo — o desconto de linha (em %) a partir do qual a venda dessas equipes conta como especial. 0 significa que qualquer desconto qualifica.
4. Salve. As opções são por empresa: o seletor de empresa no topo das Configurações decide qual delas você está ajustando.

Criar as contas analíticas

Antes de apurar qualquer valor, cada linha de royalty precisa da sua conta analítica.

1. Abra o contrato (ou selecione vários na lista) e, no menu Ação, escolha Criar Contas Analíticas.
2. O assistente lista todos os favorecidos do(s) contrato(s), com a coluna Nome da Nova Conta mostrando o nome que será usado — montado a partir do número do contrato, da referência interna do produto, da obra e do favorecido.
3. Deixe marcada a coluna Aplicar nas linhas desejadas. Se quiser aproveitar uma conta que já existe em vez de criar outra, escolha-a na coluna Conta Analítica.
4. Confirme. As contas são criadas (ou vinculadas) e o botão inteligente Contas Analíticas do contrato passa a abri-las.

Ao criar a conta, o Adiantamento Descontável da linha é lançado como um crédito de abertura, datado na assinatura do contrato. É isso que faz os royalties "pagarem" o adiantamento primeiro: enquanto o acumulado da obra não superar o valor adiantado, nada novo é devido. O lançamento é único por linha — se o adiantamento mudar, ele é atualizado; se for zerado, é removido.

Todas as contas de direitos autorais ficam reunidas em Direitos Autorais‣Contas Analíticas — o menu mostra apenas as contas nascidas no plano configurado, não o plano analítico da casa inteira.

Apurar os royalties das vendas

A apuração lê as faturas de cliente pagas (ou em pagamento, ou estornadas) que vendem as obras do contrato e lança o royalty devido em cada conta analítica.

1. No contrato (ou com vários selecionados na lista), abra o menu Ação e escolha Preencher Linhas de Royalties.
2. O sistema varre todas as faturas de cliente pagas das obras, na ordem das datas, e lança em cada conta o valor da faixa correspondente. Ao final, uma notificação resume o que aconteceu — por exemplo, "4 linha(s) de royalty adicionada(s)".
3. Confira o resultado no botão inteligente Contas Analíticas do contrato ou no relatório Dívidas de Royalties.

Também dá para apurar a partir das próprias faturas: em Contabilidade‣Clientes‣Faturas, selecione as faturas desejadas e use Ação ‣ Gerar Linhas Analíticas de Royalties — só as selecionadas são processadas.

Como a faixa é escolhida: quantidade acumulada

O percentual não é escolhido pelo tamanho de cada venda, e sim pelo total acumulado de exemplares vendidos da obra, contado na ordem das faturas. É assim que um contrato "sobe de faixa" no meio da vida:

Base de cálculo: preço líquido ou preço de capa

Por padrão, o royalty é calculado sobre o valor líquido faturado (depois do desconto da fatura). Se o contrato prevê percentual sobre o preço de capa, marque Sobre o Preço de Venda na linha de royalty (dentro do formulário da linha, visível para administradores): a base passa a ser o preço unitário × quantidade, antes do desconto.

Vendas especiais são a exceção: vendas feitas por uma das Equipes de Vendas Especiais com desconto igual ou maior que o mínimo configurado são sempre calculadas sobre o valor líquido, mesmo com Sobre o Preço de Venda marcado. O botão inteligente Vendas Especiais no contrato (e no cadastro da empresa e do favorecido) abre a lista dessas faturas.

Vigência: só conta o que foi vendido com o contrato em vigor

Uma venda só gera royalty se a data da fatura cair dentro da vigência do contrato: entre a assinatura e o vencimento. Vendas anteriores à assinatura ou posteriores ao vencimento não geram nada — é isso que faz um contrato vencido parar de acumular valores novos sem perder o que ganhou enquanto vigorava. Um contrato cancelado não cobre venda nenhuma.

Quando "nada acontece", o sistema diz por quê

Se a apuração termina sem lançar nada, a notificação explica a causa em vez de dizer apenas "concluído": nenhuma linha tem conta analítica ainda; nenhuma fatura paga vende as obras (fatura apenas confirmada, sem pagamento, não conta); as linhas não têm faixas de percentual; todas as vendas estão fora da vigência; ou tudo o que havia já estava lançado. Leia a mensagem — ela aponta o que falta.

Pagamentos e a data de corte

Cada linha de royalty tem uma Data do Último Pagamento. Ela funciona como uma régua de corte: tudo o que foi apurado até essa data (incluindo o adiantamento em recuperação) é considerado quitado, por um lançamento compensatório chamado "Pagamento" na conta analítica. O que sobra depois dela é o saldo em aberto.

• Com o módulo de Pagamento de royalties instalado, essa data é preenchida automaticamente quando a fatura do autor é paga.
• Manualmente, só um Administrador de Direitos Autorais pode defini-la ou alterá-la — o sistema bloqueia a edição para os demais, porque uma data errada "quita" royalties que ninguém pagou.

O relatório Dívidas de Royalties

1. Acesse Direitos Autorais‣Relatórios‣Dívidas de Royalties.
2. A visão pivô abre agrupada por conta financeira e favorecido, com os anos nas colunas e três medidas: Royalty Provisionado (o devido), Royalty Pago (pagamentos e quitações) e Saldo.
3. Alterne para a lista para ver lançamento a lançamento: data, conta analítica, favorecido, conta financeira, % de royalty, quantidade e valores somados no rodapé.
4. Use os filtros — Provisionado (devido), Pago (pagamentos), Provisionado (royalties), Pagamentos/Cortes — e os agrupamentos por favorecido, obra, conta ou ano.

No próprio contrato, a coluna Royalties em Aberto da lista (e o botão "Em Aberto" no formulário, com o módulo de pagamentos) mostra a soma dos saldos dos favorecidos daquele contrato.

Solução de problemas

A venda não gerou royalty. Verifique, nesta ordem: a fatura está paga (não apenas confirmada)? A linha de royalty tem conta analítica? Tem faixas cadastradas? A data da fatura cai dentro da vigência do contrato? A notificação da apuração indica qual desses é o caso.

O saldo aberto está menor do que as vendas sugerem. Provavelmente há um adiantamento descontável em recuperação (o crédito de abertura consome os primeiros royalties) ou um pagamento já quitou parte do período.

Rodei a apuração duas vezes — duplicou? Não. A guarda de idempotência impede o mesmo lançamento duas vezes; a segunda rodada apenas informa que tudo já estava lançado.

Um royalty antigo mudou de conta contábil sozinho. É a reclassificação diária: royalties atrasados além do limite de Reclassificar como passivo após migram da conta de despesa para a de passivo (e voltam, se forem quitados a tempo).