Prestação de contas

Emita o extrato de direitos autorais de cada autor — obra por obra, com adiantamentos, IRRF e o líquido a receber — em PDF, para imprimir ou enviar por e-mail direto do sistema.

Visão geral

Este módulo é a face do sistema voltada ao autor. Ele acrescenta:

• O menu Direitos Autorais‣Favorecidos — os contatos que são favorecidos de pelo menos uma linha de royalty. Um contato entra (e sai) da lista sozinho, conforme os contratos o citam.
• A aba Favorecido no cadastro do contato, reunindo os dados pessoais e bancários usados no extrato, as linhas de royalty de todos os contratos e o saldo em aberto.
• A Prestação de contas em si: um relatório em PDF que consolida, por autor, os royalties do período em todos os seus contratos e obras, com um assistente para imprimir ou enviar por e-mail.

Os números vêm do Cálculo de royalties e casam com as faturas do Pagamento de royalties: o total do extrato é, por construção, o mesmo saldo em aberto que a fatura do autor paga. Com o módulo de IRRF sobre direitos instalado, a dedução de IRRF do extrato segue a tabela progressiva (ou o modo do favorecido).

Configuração

O módulo não tem parâmetros próprios — mas o extrato só fica completo se o cadastro do autor estiver:

1. Abra o autor em Direitos Autorais‣Favorecidos.
2. Na aba Favorecido, seção Identificação, preencha Data de nascimento, Nacionalidade, RG e PIS. O CPF, o endereço e o e-mail vêm do cadastro geral do contato.
3. Na seção Royalties, o campo IRRF (%) guarda o percentual fixo usado quando a retenção é manual (com o módulo de IRRF instalado, aparece antes dele o Modo de IRRF).
4. Em Contas bancárias, cadastre Banco, Agência e o número da conta — a primeira conta da lista é a impressa no extrato.
5. Para o envio por e-mail, confira que o contato tem e-mail cadastrado.

A mesma aba mostra, somente para consulta: as Linhas de royalty do autor em todos os contratos (com a Data do Último Pagamento e o saldo de cada uma), os Direitos autorais em aberto somados e a Última prestação enviada.

Emitir a prestação de contas

1. Abra o autor (ou selecione vários na lista de Direitos Autorais‣Favorecidos) e, no menu Ação, escolha Prestação de contas.
2. No assistente, confira os Favorecidos e escolha a Data final do período — entram no extrato apenas os royalties apurados até essa data. O início do período é automático: a data do último pagamento de cada autor (ou "desde o início", se nunca houve pagamento).
3. Clique em Imprimir para gerar o PDF na hora — um extrato por autor selecionado —, ou…
4. …clique em Enviar por e-mail: cada autor recebe uma mensagem em português com o período, o valor líquido e o PDF anexado.

Ao enviar, o sistema ainda:

• registra a mensagem (com o anexo) no histórico do próprio autor;
• anota em cada contrato envolvido: "Prestação de contas (período) enviada para autor.";
• grava a Última prestação enviada do autor com a data final do período.

O que o PDF traz

O documento sai com o cabeçalho e as cores da sua empresa (a paleta das tabelas é derivada da cor principal definida em Configurações‣Configurar layout do documento) e as datas por extenso em português. As seções:

Vendas especiais

Feiras, saldões e vendas diretas costumam sair com desconto grande — e o contrato do autor muitas vezes é por preço de capa. Sem tratamento, o autor receberia royalty sobre um preço que a editora não praticou. A venda especial resolve isso: ela é sempre calculada sobre o valor líquido faturado, o que realmente entrou, independentemente do modo da linha de royalty.

Uma venda conta como especial quando as duas condições valem ao mesmo tempo:

• a fatura veio de uma das Equipes de Vendas Especiais configuradas (por exemplo, a equipe de feiras e eventos); e
• o desconto da linha atinge o Desconto Mínimo Venda Especial (%) — com o mínimo em 0, qualquer desconto qualifica.

1. Configure em Configurações‣Definições, seção Vendas Especiais: escolha as equipes e o desconto mínimo.
2. Venda normalmente por essas equipes — nenhum passo extra na fatura.
3. No contrato, o botão inteligente Vendas Especiais aparece quando houver alguma, abrindo a lista das faturas qualificadas das obras daquele contrato.
4. No extrato, a seção Vendas especiais detalha cada uma — cliente, documento, obra, quantidade, desconto e valor — com o total do período. O autor enxerga exatamente por que aquelas vendas renderam sobre o líquido.

Regras que garantem os números

• O total do extrato é o saldo em aberto. O extrato soma o que foi apurado desde o último pagamento de cada linha até a data final — exatamente o que a fatura em aberto do autor paga. Extrato, saldo e fatura são o mesmo número.
• O adiantamento reduz, mas nunca negativa. Quando o adiantamento ainda supera o que as obras renderam, o extrato mostra o rendimento e a recuperação limitada a ele: o valor a receber fica em zero, nunca negativo — o restante segue para os períodos seguintes.
• Adiantamento não é descontado duas vezes. O que um pagamento anterior já quitou (adiantamento incluído) não volta a ser abatido no extrato seguinte.
• Períodos fechados ficam fora. Royalties já quitados pela data de corte não reaparecem; o extrato seguinte começa de onde o anterior parou.
• IRRF coerente com o pagamento. Com o módulo de IRRF, extrato e fatura calculam a retenção com a mesma tabela e o mesmo modo do favorecido; sem ele, vale o percentual fixo do campo IRRF (%).

Perguntas frequentes

O extrato veio "Nenhum direito autoral em aberto". O autor não tem saldo no período: ou as vendas ainda não foram apuradas (rode Preencher Linhas de Royalties no contrato), ou tudo já foi pago, ou o adiantamento ainda cobre o que as obras renderam.

Por que "A receber" é menor que "Valor total"? Pelas duas deduções que o próprio extrato mostra: a recuperação do adiantamento e o IRRF. O documento existe justamente para o autor ver essa conta.

Posso reemitir um extrato já enviado? Pode — imprimir não altera nada, e enviar de novo apenas gera outra mensagem e atualiza a Última prestação enviada. Os valores só mudam se a apuração ou os pagamentos mudarem.

Consigo emitir para vários autores de uma vez? Sim: selecione-os na lista de Favorecidos e use a mesma ação — Imprimir gera um PDF com um extrato por autor; Enviar por e-mail manda a cada um somente o seu.

O período impresso começa "desde o início". É o esperado para quem nunca recebeu: sem data de último pagamento, o extrato cobre tudo desde a primeira venda apurada.