Auditoria pelo XML

Reconstrua o saldo que a prateleira de um cliente deveria ter a partir das próprias notas fiscais — remessas, vendas e devoluções — e acerte o mapa com um ajuste registrado no estoque e na contabilidade.

Visão geral

O dia a dia da consignação mantém o mapa incrementalmente: cada remessa soma, cada acerto e devolução subtrai. A auditoria faz o caminho inverso: pega todas as notas fiscais de consignação importadas (veja Importação de XML de NF-e) de um cliente e refaz a conta do zero, por título:

Exemplo

Esperado = abertura + remessas (CFOP 5917/6917) − vendas efetivadas (5113/5114/6113/6114) − devoluções (5918/5919/6918/6919). Notas canceladas ficam de fora. Diferença = esperado (fiscal) − mapa (prateleira atual). Positiva: o fiscal diz que há mais na prateleira do que o mapa mostra; negativa: o contrário (perda/quebra).

Serve para dois momentos:

Inaugurar o mapa de um cliente que vem da migração — a prateleira nasce do histórico fiscal, e não de um chute;
Conferir periodicamente um mapa vivo contra a verdade fiscal, e corrigir as diferenças com rastro completo.

Cada auditoria é um documento numerado (série CA), preso ao cliente e a um período. Aceitar as diferenças gera um movimento de Ajuste — um movimento de consignação de tipo próprio, que corrige a prateleira por um movimento de inventário de verdade (a correção fica no histórico do estoque) e lança a diferença de valor na contabilidade.

Nota

O motor lê as notas já importadas e interpretadas — ele nunca reprocessa arquivos XML. Se falta nota, o problema (e a solução) está na importação, e a auditoria aponta isso em vez de esconder.

Configuração

Efeitos de CFOP

Cada CFOP diz à auditoria como um item de nota mexe na prateleira. A tabela vem pré-classificada com os CFOPs clássicos da consignação e é editável em Consignação‣Configuração‣Efeitos de CFOP (menu de administrador):

Efeito	Significado	CFOPs pré-classificados
Remessa (+ prateleira)	Livros indo para o cliente.	5917/6917 — e também 5914 (feira) e 5949/6949 ("outra saída"), porque na prática essas notas põem livro na prateleira do cliente e muitas vezes ele não volta.
Venda efetivada (− prateleira)	O acerto fiscal: o que vendeu.	5113/6113 (produção própria) e 5114/6114 (mercadoria de terceiros).
Devolução / retorno (− prateleira)	Livros voltando (física ou simbolicamente).	5918/6918 e 5919/6919.
Ignorar	Nota que não mexe na prateleira, de propósito.	—

Dica

Clientes erram CFOP com frequência — por isso a classificação é dado, não código. Use o filtro Não mapeados para revisar CFOPs recém-aparecidos nas notas.

Contas e local do ajuste

Em Consignação‣Configuração‣Configurações, bloco Auditoria de Consignação:

Conta de ajuste — a conta de resultado que absorve a diferença de valor quando um ajuste corrige a prateleira: perda (débito) ou sobra (crédito), sempre em contrapartida à conta de estoque de consignação.
Local de ajuste — a localização de inventário por onde passam as correções de quantidade. É criada sozinha no primeiro uso; o campo é apenas informativo.

Sem as contas configuradas, o ajuste de quantidade acontece do mesmo jeito — e o documento avisa que o lançamento de valor foi pulado, para ser feito à mão.

Auditar um cliente, passo a passo

Acesse Consignação‣Auditorias‣Novo.
Escolha o Cliente. O Contrato e a Prateleira do Cliente se resolvem sozinhos.
Defina o período: deixe De vazio para voltar até a primeira nota do cliente (o caso normal — a série fiscal precisa estar completa para a conta fechar), e Até em hoje.
Clique em Calcular. A auditoria varre as notas do período, monta uma linha por título e fica Calculada. O histórico registra o resumo: quantas NFes, quantos produtos, quantas divergências.
Leia cada linha: Abertura (saldo conhecido antes da série — editável), Remetido, Vendido, Devolvido, Esperado, Mapa e Diferença. As linhas divergentes vêm destacadas e primeiro; a coluna NFes abre as notas exatas que alimentaram a linha — a trilha de auditoria. As colunas Último Acerto e Situação mostram a saúde de cada título reconstituída do próprio XML, na mesma régua Ok / Atenção / Crítico / Sem retorno do acerto.

Auditoria calculada com linhas divergentes destacadas, colunas Esperado, Mapa e Diferença, e a coluna Resolução por linha — A reconciliação: o que o fiscal diz (Esperado) contra o que a prateleira mostra (Mapa), com a Diferença destacada e a Resolução a decidir por linha.

Antes de aceitar: os avisos de qualidade

Uma auditoria só é confiável se a série fiscal está completa e legível. Por isso, tudo que não pôde ser contado aparece em avisos no topo do formulário — nada é descartado em silêncio:

Aviso	O que significa	O que fazer
Itens fiscais sem produto	Itens de nota cujo código de barras não bateu com nenhum produto do catálogo. Não entram em nenhuma linha.	Corrija o catálogo (ou o apelido do produto) e clique em Calcular de novo.
CFOPs não mapeados	Notas do cliente com CFOP sem efeito configurado.	Se algum for movimento de consignação, mapeie em Configuração‣Efeitos de CFOP e recalcule.
Notas sem CFOP	Notas cujo CFOP não foi lido na importação ou não existe na tabela. Também ficam de fora.	Cadastre o CFOP, revincule as notas e recalcule.

O campo Cobertura da Série (Desconhecida / Parcial / Completa) é a sua anotação de confiança: marque Completa só depois de revisar os avisos — a auditoria não adivinha se todas as notas do cliente foram importadas.

Resolver as divergências

Cada linha divergente pede uma Resolução:

Aceitar XML — o saldo fiscal é a verdade; a prateleira será corrigida para o Esperado;
Aceitar Mapa — a prateleira está certa (a diferença tem outra explicação); nada muda neste título;
Manual — você digita o saldo Aceito (uma contagem física, por exemplo).

A coluna Ajuste mostra, em tempo real, o que o movimento vai aplicar (aceito − mapa, com sinal). Para resolver tudo de uma vez, os botões do topo Aceitar XML e Aceitar Mapa aplicam a mesma resolução a todas as linhas — com confirmação antes.

Aceitar e ajustar

Com todas as divergências resolvidas, clique em Aceitar e Ajustar e confirme — este passo move estoque.
O sistema cria um movimento de Ajuste com um delta por título: positivo entra na prateleira (sobra encontrada), negativo sai (perda). A correção passa pelo local de ajuste, como um inventário — o histórico do estoque conta o que aconteceu.
Se as contas estão configuradas, o lançamento de valor é feito e vinculado ao movimento (campo Lançamento de Valor): perda debita a conta de ajuste, sobra credita — sempre contra a conta de estoque de consignação. O valor usa o custo de cada título.
A auditoria fica Aceita; o botão inteligente Ajuste abre o movimento gerado, e Prateleira mostra o mapa já corrigido.

Atenção

Um título com saldo fiscal negativo (mais vendas que remessas na série) é sinal de série incompleta — faltam XMLs de remessa ou um saldo de abertura. A prateleira não pode ficar negativa, então o aceito é travado em zero e o caso é anotado no histórico, com os títulos listados. Prefira completar a série (ou preencher a Abertura) e recalcular.

Movimento de ajuste gerado pela auditoria, com deltas positivos e negativos por título e o lançamento contábil de valor vinculado — O ajuste materializado: cada delta corrige a prateleira pelo estoque, e a diferença de valor vira um lançamento contábil rastreável.

Regras que o sistema garante

Regra	Por quê
Não se aceita com divergência sem resolução ("N linha(s) divergente(s) ainda sem resolução…").	Aceitar é uma decisão por título; o sistema não decide por você.
Auditoria aceita não se recalcula — é preciso voltá-la a rascunho primeiro.	O ajuste já foi para o estoque; recalcular por cima esconderia o que foi feito.
Um ajuste concluído não se cancela ("…já moveu estoque e lançou seu valor. Faça um ajuste oposto.").	Correção se corrige com outra correção — nunca apagando a primeira. O rastro fica inteiro.
Notas canceladas nunca contam.	Nota cancelada não moveu livro nenhum.
O que não pôde ser contado aparece em aviso — item sem produto, CFOP não mapeado, nota sem CFOP.	Uma diferença "resolvida" sobre série furada é pior que a diferença: os avisos impedem o fechamento cego.
Aceitar exige contrato com prateleira ativa.	O ajuste materializa na prateleira; sem contrato ativo não há onde aplicar. Ative o contrato antes (a auditoria de um contrato encerrado ainda calcula — só não ajusta).

Perguntas frequentes

A auditoria substitui o inventário físico?
Não — são réguas diferentes. A auditoria compara o mapa com a verdade fiscal (o que as notas dizem); o Inventário compara com a contagem física na livraria. O ideal é usar as duas: o fiscal encontra nota faltando, a contagem encontra livro sumido.

Calculei e veio tudo zerado.
Ou não há notas importadas para esse cliente no período, ou as notas estão lá mas sem CFOP classificado — confira os avisos no topo e a tela de Efeitos de CFOP.

Posso auditar só o último trimestre?
Pode, mas a conta só fecha se você preencher a Abertura de cada título com o saldo no início do período. Sem abertura, período parcial produz diferenças falsas — na dúvida, deixe De vazio e audite a série inteira.

O ajuste apareceu na lista de Devoluções?
Não — a lista de Devoluções mostra só devoluções. Os ajustes são movimentos do tipo próprio Ajuste e são acessados pela auditoria que os gerou (botão Ajuste).

Ver também

Importação de XML de NF-e — de onde vêm as notas que a auditoria lê.
Acerto de consignação — o fluxo que mantém o mapa no dia a dia (e o Razão da Prateleira, que mostra as duas fontes lado a lado).
Fiscal da consignação — a conta de estoque de consignação usada no lançamento de valor.
Acordos de consignação — o contrato e a prateleira que o ajuste corrige.